I en alltmer digital och uppkopplad värld har varumärken möjligheten att direkt påverka hur deras berättelser uppfattas.
I en tid där traditionella nyhetskällor konkurrerar med sociala medier för att leverera nyheter, är det viktigt för företag att aktivt styra sin egen berättelse.
Pressmeddelanden är ett viktigt verktyg för detta.
De används för att meddela allt från produktlanseringar till större förändringar i företaget.
Regelbundna och meningsfulla uppdateringar via pressmeddelanden kan inte bara hjälpa ett företag att sticka ut, utan också bygga och upprätthålla förtroende bland journalister och publik över tid.
Vad Är Ett Pressmeddelande/Nyhetsutskick?
Ett pressmeddelande är ett officiellt uttalande som en organisation skickar ut till nyhetsmedier och andra intressenter.
Det kan vara skriftligt eller inspelat och går under flera namn: pressmeddelande, pressrelease, nyhetsutskick eller medieutskick.
Kärnan i alla dessa är densamma: att officiellt kommunicera viktig information från organisationen.
Det är viktigt att komma ihåg att pressmeddelanden är offentliga dokument.
Det innebär att inte bara journalister, utan också kunder, investerare och andra intressenter kommer att se dem.
Detta bör beaktas när man formulerar innehållet i pressmeddelandet.
Fördelar Med Pressmeddelanden
Det finns en rad olika fördelar med att skriva och publicera viktiga pressmeddelanden:
1. Varumärkesexponering
Pressmeddelanden sprider nyheter och information om ditt företag, vilket hjälper till att bygga och utöka varumärkeskännedomen.
Genom att nå ut till en bred publik kan pressmeddelanden attrahera nya kunder och förstärka relationen med befintliga.
2. SEO Fördelar
När de distribueras online kan pressmeddelanden bidra till förbättrad synlighet i sökmotorerna.
För att ta det ett steg längre kan du inkludera relevanta sökord och länkar i pressmeddelanden ökar din webbplats synlighet och kan driva mer trafik till den.
3. Kommunikation Med Investerare Och Intressenter
Pressmeddelanden är också ett utmärkt sätt att hålla investerare och andra viktiga intressenter uppdaterade om viktiga händelser, ekonomiska resultat, och strategiska rörelser inom företaget.
Regelbunden kommunikation via pressmeddelanden bygger förtroende och transparens mellan företaget och dess aktieägare.
4. Krishantering
I tider av kris tillåter ett välformulerat pressmeddelande företaget att snabbt och effektivt styra berättelsen.
Det hjälper till att korrigera missuppfattningar och tillhandahålla riktig information till allmänheten och medierna.
Format För Pressmeddelanden
Att skapa ett pressmeddelande kräver en förståelse för dess standardformat.
Detta format säkerställer att ditt meddelande blir väl mottaget av journalister och mediarepresentanter.
Här är de viktiga elementen i ett standardpressmeddelande:
- Rubrik: Rubriken ska fånga uppmärksamheten och tydligt sammanfatta nyhetens kärna.
- Underrubrik / Ingress: En underrubrik eller ingress kompletterar rubriken med ytterligare information och sammanfattning av nyheten.
- Datum: Ange datumet då pressmeddelandet släpps, vilket visar när informationen är relevant.
- Ingress: Det första stycket bör sammanfatta de viktigaste punkterna (vem, vad, var, när, varför).
- Citat: Inkludera ett eller flera citat från relevanta personer i företaget för att ge en personlig touch och öka trovärdigheten.
- Företagsinfo (Standardtext): En kort beskrivning av företaget, dess historia, och vad det gör. Detta kallas ibland för “boilerplate”.
- Logotyp: Inkludera företagets logotyp för att stärka varumärkesigenkänningen.
- Kontaktinformation till Media: Ange kontaktinformation för mediarepresentanter som vill följa upp med ytterligare frågor eller intervjuer.
Journalister är vana vid ett specifikt format. Att följa detta format gör det enklare för dem att hitta viktig information snabbt.
Det är viktigt att se till att pressmeddelandet är klart, koncist och följer dessa riktlinjer för att göra bästa möjliga intryck på medierna och effektivt förmedla ditt budskap.
Hur Man Skriver Ett Pressmeddelande I 9 Steg
Nu vet vi formatet på vårt pressmeddelande, och vi är då redo att börja skriva det.
Här är processen från start till slut:
1. Välj Din Målgrupp
Att välja rätt målgrupp är avgörande för att ditt pressmeddelande ska ha den önskade effekten.
Här är några steg för att definiera din målgrupp och hitta rätt vinkel:
- Identifiera Mottagarna: Fundera på vem som är mest intresserad av din nyhet. Är det industrispecifika journalister, lokala nyhetskanaler, eller en bredare allmänhet?
- Förstå Publikationens Vinkel: Varje publikation har sin egen ton och intresseområden. En berättelse som passar väl för en facktidning kan behöva en annan vinkel för en lokal dagstidning.
- Rikta Journalister: Kom ihåg att du skriver för journalister såväl som för din slutliga publik. De är nyckeln till att få din berättelse publicerad. Forska vilka journalister som ofta täcker relaterade ämnen och rikta in ditt budskap till dem.
Att välja och förstå din målgrupp säkerställer att ditt pressmeddelande är relevant och engagerande för dem som läser det.
Genom att rikta in dig på rätt journalister ökar du också chanserna att ditt pressmeddelande blir uppmärksammat och publicerat.
2. Skapa En Rubrik Som Fångar Uppmärksamheten
Att skapa en effektiv rubrik är avgörande för framgången med ditt pressmeddelande.
Det viktigaste att tänka på är att hålla din rubrik kort och rakt på sak. Målet är att din rubrik snabbt ska förmedla huvudbudskapet eller nyheten.
Kom ihåg att mottagarna skannar rubriken snabbt, så det är viktigt att göra din poäng omedelbart.
En annan sak att tänka på är att rubriken bör väcka läsarens intresse och nyfikenhet utan att vara clickbait.
Clickbait kan snarare skada ditt rykte och relationen med journalister.
3. Lägg Till Mer Information Med Din Lead
Efter att ha skapat en engagerande rubrik är nästa steg att utveckla innehållet med en informativ underrubrik eller ingress.
Din underrubrik ska fungera som en förlängning av rubriken, och ge läsaren ytterligare anledningar att vara intresserad av ditt tillkännagivande.
Ge en bredare kontext eller ytterligare detaljer som bygger på det som nämndes i rubriken.
Om rubriken är en kortfattad sammanfattning, låt underrubriken utveckla varför nyheten är viktig eller betydelsefull.
En metod för att skriva en effektiv underrubrik är att använda sig av de grundläggande frågorna: vad, vem, när, var och varför.
Detta ger en omfattande förståelse för nyheten, utan att gå in i allt för mycket detalj.
Det är inte lämpligt att använda underrubriken för att skapa en mystisk känsla av “läs mer för att se…”. Tydlighet och direkt information är nyckeln.
4. Inkludera Datumlinjen
Att inkludera en datumlinje i ditt pressmeddelande är en liten, men viktig detalj som bidrar till formatets professionella utseende och känsla.
Här är hur du gör det rätt:
- Plats i Texten: Datumlinjen placeras vanligtvis i början av huvudtexten, precis före det första stycket.
- Fetstil och Separering: Gör datumlinjen fet och separera den från brödtextens första mening med ett streck.
- Stad och Stat: Datumlinjen börjar med namnet på staden skrivet i versaler. Statens namn är valfritt och kan inkluderas om det är relevant.
- Inget Datum Krävs: Trots namnet “datumlinje” är det inte nödvändigt att inkludera själva datumet för pressmeddelandet.
Om det sker ändringar i pressmeddelandet, se till att datumlinjen uppdateras för att spegla dessa förändringar.
5. Ange Informationen Om Ditt Tillkännagivande I Brödtexten
När du kommer till brödtexten i ditt pressmeddelande är det dags att gå in på detaljerna.
Här ska du inkludera all viktig information som förklarar och utvecklar nyheten som du introducerade i rubriken och ingressen.
Innehåll i Brödtexten:
- Grundläggande Frågor: Se till att brödtexten täcker de grundläggande “vem-vad-när-var-varför” frågorna. Detta är kärnan i ditt tillkännagivande.
- Stark Inledning: Börja med en stark inledningsmening, som ofta är en utökning eller omskrivning av din rubrik.
- Relevans för Journalister: Tänk på journalisters perspektiv: “Hur är detta relevant för min publik?” Din brödtext bör tydligt svara på denna fråga och ge journalister de viktigaste punkterna för deras potentiella berättelser.
Håll fokus på nyhetsvärdet av ditt tillkännagivande.
Varje bit information bör bidra till att förklara varför ditt tillkännagivande är viktigt och värt mediebevakning.
Kom ihåg att detta är ett pressmeddelande, inte en försäljningskopia.
Undvik försäljningsspråk och fokusera på att väcka intresse för en berättelse.
Fokusera på att väcka intresse för en berättelse snarare än att marknadsföra en produkt eller tjänst.
Detta är nyckeln till att skapa ett pressmeddelande som engagerar och informerar.
6. Inkludera Ett Citat För Att Lägga Till Trovärdighet Eller Mer Information
Citat i pressmeddelanden är inte bara en fråga om tradition – de spelar en viktig roll för att tillföra djup och trovärdighet till din berättelse.
Ett välvalt citat kan betona vikten av din nyhet, dess betydelse för branschen eller dess unika egenskaper.
Citat ger också en mänsklig aspekt till tillkännagivandet, vilket gör det mer engagerande och relaterbart.
Välj att citera någon med hög profil och trovärdighet inom din organisation, såsom VD, en branschexpert, eller en ledande chef.
Kom ihåg att hålla det relevant till texten däremot.
Undvik att använda citat som är överflödiga eller inte bidrar till att framhäva nyhetens kärna.
7. Ange Företagsinformation I Pannskylten
Pannskylten i ett pressmeddelande ger en kortfattad men omfattande översikt av ditt företag.
Håll det kort och beskriv ditt företag på ett sätt som är kort, informativt och intressant för läsaren.
Ta med information om företagets position i branschen, eventuella utmärkelser eller särskilda prestationer, och en länk till din webbplats.
Detta är inte rätt plats för en utförlig företagshistoria.
8. Lägg Till Din Logotyp
En logotyp är en viktig del av ett professionellt pressmeddelande och bidrar till varumärkesidentiteten.
Det finns inga strikta regler om var logotypen ska placeras.
De vanligaste positionerna är i toppen eller botten av sidan, centralt placerad.
Välj en placering som ser estetiskt tilltalande ut och kompletterar layouten av ditt pressmeddelande.
9. Inkludera Dina Kontaktuppgifter För Media
Att göra det enkelt för mediakontakter att nå dig är avgörande för framgången med ditt pressmeddelande.
Inkludera tydliga och direkta kontaktuppgifter för den person eller avdelning som hanterar medieförfrågningar.
Detta kan vara personen som skriver pressmeddelandet, en marknadsförings- eller PR-representant, eller en extern byrå.
Inkludera namn, telefonnummer, e-postadress och eventuellt andra relevanta kontaktuppgifter.
Vanliga Misstag När Man Skriver Ett Pressmeddelande
1. Berättelsen Är Faktiskt Inte Nyhetsvärd
Ett av de vanligaste misstagen är att skicka ut pressmeddelanden som saknar riktig nyhetsvärde.
Innan du skriver, fråga dig själv om berättelsen verkligen är ny, intressant och relevant för en bredare publik.
Pressmeddelanden bör reserveras för verkligt nyhetsvärda och aktuella händelser.
Att bombardera medierna med mindre viktiga tillkännagivanden kan minska uppmärksamheten till dina viktigaste nyheter.
2. Pressmeddelandet Är Otydligt
Ett annat vanligt misstag är att inte gå rakt på sak.
Journalister har begränsat med tid, så det är kritiskt att presentera den viktigaste informationen direkt i början av pressmeddelandet.
Pessmeddelandet bör börja med den mest nyhetsvärda informationen.
Ett långt och rörigt pressmeddelande riskerar att din berättelse förbises.
3. Citat I Pressmeddelanden Framstår Inte Som Autentiska
Se till att citaten i ditt pressmeddelande låter autentiska och äkta.
Ett citat som inte känns trovärdigt kan underminera hela pressmeddelandet.
Anpassa språket i citatet till personen som citeras.
En ung praktikant kommer troligen inte att använda komplext eller formellt språk.
Undvik klichéuttryck som “förtjust” om det inte verkligen speglar personens naturliga sätt att uttrycka sig.
Att undvika dessa vanliga fallgropar är nyckeln till att skapa ett effektivt och professionellt pressmeddelande.
Genom att fokusera på nyhetsvärdet, vara klar och direkt i din kommunikation, samt se till att citaten känns autentiska, kan du öka sannolikheten för att ditt pressmeddelande får uppmärksamhet och resulterar i mediebevakning.
